Щоб полегшити комунікацію щодо правил зберігання даних вашої установи, ми пропонуємо наведені нижче шаблони електронних листів. Ви можете персоналізувати їх, перш ніж надсилати до своєї установи чи освітнього округу. Наприклад, можна вказати, скільки пам’яті використовує кожен користувач. Дізнайтесь, як з’ясувати, скільки використовується пам’яті.
Повідомте користувачів про те, що буде застосовано обмеження обсягу сховища
Тема. [Прочитайте] Новий ліміт обсягу сховища у Вашому обліковому записі
Вітаємо!
У Вашому обліковому записі [введіть дату тут] буде встановлено ліміт обсягу сховища [введіть обсяг тут] на всі дані на Google Диску, у Gmail і Google Фото.
З [введіть дату тут] для [введіть назву Вашої установи тут] буде застосовано нові ліміти обсягу сховища.
До [введіть дату тут] перевірте, скільки пам’яті Ви використовуєте, і за потреби видаліть непотрібні файли.
- Щоб переглянути, скільки пам’яті Ви використовуєте, а також видалити великі або непотрібні файли на Диску, перейдіть на цю сторінку.
- Щоб переглянути й видалити великі або непотрібні файли на спільних дисках, перейдіть на цю сторінку.
- Щоб знайти й видалити великі або непотрібні листи, виконайте вказівки для Gmail зі статті Як керувати файлами в сховищі на Google Диску.
- [Вилучіть, якщо не застосовується] Щоб зберегти файли, які не поміщаються в сховищі Вашого облікового запису закладу освіти, експортуйте архів даних із Диска, Gmail і Фото за допомогою Google Takeout. Потім видаліть непотрібні файли, повідомлення й вкладені файли та очистьте кошик, щоб звільнити сховище. Дізнайтесь, як завантажити свої дані в архів.
Після [введіть дату тут] Вам потрібно залишатися в межах ліміту сховища для Диска, Gmail і Фото, щоб і надалі користуватися цими сервісами. Якщо місце в сховищі закінчиться, доступ до сервісів буде припинено, доки Ви не звільните більше місця.
- Диск. Ви не зможете синхронізувати або завантажувати нові файли, зокрема в Google Документах, Таблицях, Презентаціях, Малюнках і Формах. Доки Ви не звільните місце в сховищі, ніхто не зможе змінювати й копіювати Ваші файли. Синхронізація папки Google Диска на вашому комп’ютері з розділом "Мій диск" припиниться.
- Фото. Ви не зможете додавати нові фотографії і відео або автоматично завантажувати наявні.
- Gmail. Ви й надалі зможете надсилати й отримувати електронні листи.
[Вилучіть, якщо не застосовується] Ознайомтеся з правилами прийнятного використання нашої установи [Посилання на правила прийнятного використання Вашої установи] й переконайтеся, що Ви використовуєте дані відповідно до наших правил.
Якщо у Вас виникли запитання щодо цих правил, зверніться до IT-команди служби підтримки.
З повагою,
Ваша дружня ІТ-команда
