Hieronder vindt u e-mailtemplates waarmee u gebruikers op de hoogte kunt stellen van het nieuwe opslagbeleid voor uw onderwijsinstelling. U kunt de e-mailtemplates aanpassen voordat u ze naar mensen in uw instelling of school stuurt. U kunt bijvoorbeeld toevoegen hoeveel opslag elke persoon gebruikt. Meer informatie over hoe u kunt zien hoeveel opslag mensen gebruiken
Gebruikers laten weten dat opslaglimieten worden afgedwongen
Onderwerp: [Graag lezen] Nieuwe opslaglimiet voor uw account
Hallo,
Voor uw account gaat vanaf [voer hier de datum in] een opslaglimiet gelden van [voer hier de opslaglimiet in] voor alle gegevens in Google Drive, Gmail en Google Foto's.
Vanaf [voer hier de datum in] dwingt [voer hier de naam van uw onderwijsinstelling in] nieuwe opslaglimieten af.
Controleer vóór [voer hier de datum in] uw opslaggebruik en verwijder zo nodig onnodige bestanden:
- Als u wilt zien hoeveel opslag u gebruikt en grote of onnodige bestanden in Drive wilt verwijderen, gaat u naar Drive-opslag.
- Als u grote of onnodige bestanden in gedeelde Drives wilt bekijken en verwijderen, gaat u naar gedeelde Drives.
- Als u grote of onnodige e-mails wilt zoeken en verwijderen, volgt u de instructies voor Gmail in Bestanden beheren in uw Google Drive-opslag.
- [Verwijder dit als het niet van toepassing is] Als u bestanden wilt bewaren die niet in uw schoolaccount passen, kunt u een archief van uw Drive-, Gmail- en Foto's-gegevens exporteren met Google Takeout. Verwijder daarna onnodige bestanden, berichten en bijlagen en leeg de prullenbak om opslagruimte vrij te maken. Meer informatie over hoe u uw gegevens kunt downloaden naar een archief
Na [voer hier de datum in] moet u onder de opslaglimiet voor Drive, Gmail en Foto's blijven om toegang te blijven houden tot deze services. Als uw account geen opslagruimte meer heeft, worden uw services onderbroken totdat u ruimte vrijmaakt.
- Drive: U kunt geen nieuwe bestanden meer synchroniseren of uploaden. U kunt geen nieuwe bestanden meer maken in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Tekeningen en Formulieren. U en anderen kunnen de betreffende bestanden ook niet meer bewerken of kopiëren totdat u opslag vrijmaakt. Items worden niet meer gesynchroniseerd tussen de Google Drive-map op uw computer en Mijn Drive.
- Foto's: U kunt geen foto's of video's meer toevoegen of een back-up maken van bestaande foto's en video's.
- Gmail: U kunt nog steeds e-mails sturen en krijgen.
[Verwijder dit als het niet van toepassing is] Bekijk het 'Beleid voor acceptabel gebruik' van onze instelling [link naar het 'Beleid voor acceptabel gebruik' van uw instelling] en zorg dat u gegevens gebruikt in overeenstemming met het beleid.
Als u vragen heeft over dit beleid, kunt u contact opnemen met de IT-helpdesk.
Met vriendelijke groet,
Het IT-team
