Agenda's van faciliteiten en ruimtes delen

Als u in Google Agenda een agendafaciliteit maakt, zoals een vergaderruimte of een bedrijfsauto, maakt u een agenda voor die faciliteit. Uw gebruikers kunnen de faciliteit dan boeken door deze toe te voegen aan hun agenda-afspraken. Als gebruikers een faciliteit boeken, wordt er ook een afspraak gemaakt in de faciliteitagenda.

Voordat u begint

Als u faciliteiten wilt delen, moet u ze eerst toevoegen aan de lijst Mijn agenda's. Als u faciliteiten wilt toevoegen aan de lijst Mijn agenda's moet u een beheerdersaccount hebben met rechten voor Agenda-beheer.

1. Als de faciliteit die u wilt beheren nog niet bestaat in Agenda, maakt u de faciliteit.
2. Log in met uw beheerdersaccount en open Google Agenda.
3. Klik links, naast Andere agenda's, op Toevoegen  Door faciliteiten browsen.
4. Klik op het gebouw of de locatie van de faciliteit.
5. Vink het vakje aan naast de faciliteit om deze toe te voegen aan de lijst Mijn agenda's.

Een faciliteit delen

Als u een faciliteit deelt, kunnen gebruikers deze toevoegen aan hun lijst Andere agenda's om de beschikbaarheid te bekijken, de faciliteit te boeken voor afspraken en meldingen te krijgen. Ze kunnen de faciliteit echter niet bewerken.

1. Log in met uw beheerdersaccount en open Google Agenda.
2. Plaats in de lijst Mijn agenda's de muisaanwijzer op de faciliteit en klik op Meer Instellingen en delen.
3. Kies hoe u de faciliteit wilt delen. 

   • In de instellingen van uw gedeelde agenda kunt u algemene rechten instellen bij Toegangsrechten voor afspraken en Delen met specifieke mensen. In beide gevallen worden de bredere rechten toegepast op specifieke mensen.

     Een voorbeeld: U kiest Openbaar beschikbaar maken en selecteert Alle details voor de afspraak tonen. U deelt de agenda met een specifieke persoon en selecteert daarvoor Alleen beschikbaar/bezet weergeven. In dit geval kan die persoon nog steeds al uw afspraakgegevens zien.

   • Als u de agenda wilt delen met iedereen in uw organisatie, doet u het volgende onder Toegangsrechten voor afspraken:
     1. Vink het vakje aan voor Beschikbaar maken in uw organisatie.
     2. Klik rechts op de pijl-omlaag  en kies een optie. U vindt meer informatie over faciliteitrechten hieronder op deze pagina.
   • Als u voor een nieuwe faciliteit de optie voor intern delen niet instelt, wordt de standaardoptie voor delen van secundaire agenda's in uw organisatie gebruikt. Als u de agenda wilt delen met specifieke mensen of een groep in Google Groepen, doet u het volgende bij Delen met specifieke mensen:
     1. Klik op Mensen toevoegen.
     2. Voeg de e-mailadressen toe van de mensen of groepen waarmee u de agenda wilt delen.
     3. Klik bij Rechten op de pijl-omlaag  en kies een optie. U vindt meer informatie over faciliteitrechten hieronder op deze pagina.
     4. Klik op Verzenden.
4. Zorg dat gebruikers de faciliteit kunnen boeken. Zie Faciliteiten testen voor meer informatie.
5. Laat uw gebruikers weten dat ze de faciliteit nu kunnen toevoegen aan afspraken.
6. (Optioneel) Voer de stappen uit om te bepalen hoe faciliteiten reageren op uitnodigingen.

Meer informatie over faciliteitrechten

Als u een faciliteit deelt, bepaalt u hoe gebruikers afspraken zien die voor die faciliteit zijn gepland en of ze afspraken kunnen toevoegen of bewerken.

• Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven (details verbergen): Gebruikers kunnen de faciliteit boeken als ze een afspraak in hun persoonlijke agenda maken of wijzigen. Ze kunnen geen namen of details van de afspraken in de faciliteitagenda zien. Als u niet toestaat dat faciliteiten die alleen worden weergegeven als beschikbaar/bezet worden ingeboekt in uw organisatie, moet u de faciliteit delen met minstens het recht Alle details voor de afspraak tonen. Anders is de faciliteit niet beschikbaar als gebruikers deze proberen te boeken.
• Alle details voor de afspraak tonen: Gebruikers kunnen de faciliteit boeken en afspraakgegevens bekijken als ze een afspraak in hun persoonlijke agenda maken of wijzigen. Organisatoren van afspraken kunnen deze wijzigen in hun persoonlijke agenda. Ze kunnen echter geen afspraken rechtstreeks in de faciliteitagenda wijzigen of afspraken van andere gebruikers wijzigen.
• Wijzigingen aanbrengen in afspraken: Gebruikers kunnen afspraakgegevens bekijken, inclusief gegevens van privéafspraken. Ze kunnen elke afspraak wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar als de faciliteit is gedeeld met specifieke mensen, niet met uw hele organisatie.
• Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren: Gebruikers kunnen afspraakgegevens bekijken, inclusief gegevens van privéafspraken. Ze kunnen elke afspraak wijzigen. Ze kunnen ook de instellingen voor delen wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar als de faciliteit is gedeeld met specifieke mensen.
• Uitnodigingen automatisch accepteren: U kunt gebruikers toestaan faciliteiten te boeken die beschikbaar zijn. Deze instelling zorgt ervoor dat onbevoegde gebruikers geen ruimtes kunnen boeken. U kunt ook toestaan dat gebruikers faciliteiten kunnen boeken, ongeacht de beschikbaarheid of hun rechten.

Bepalen hoe faciliteiten reageren op uitnodigingen

1. Log in met uw beheerdersaccount en open Google Agenda.
2. Plaats in de lijst Mijn agenda's de muisaanwijzer op de faciliteit en klik op Meer Instellingen en delen.
   Hiervoor is het recht Agenda vereist.
3. Kies een optie voor Uitnodigingen automatisch accepteren:
   • Niet-conflicterende uitnodigingen automatisch accepteren: De faciliteit accepteert uitnodigingen voor elke nieuwe afspraak als er niet tegelijkertijd een andere afspraak is gepland. Als een faciliteit beschikbaar is voor de meeste, maar niet voor alle reeksen, accepteert de faciliteit de hele reels en worden de datums waarop de faciliteit niet beschikbaar is, geweigerd. Er wordt voor elke geweigerde instantie een e-mail naar de organisator van de afspraak gestuurd. Als de faciliteit te veel conflicten heeft, wordt de hele reeks geweigerd en wordt er één e-mail gestuurd. De faciliteit weigert ook boekingen van gebruikers die niet de vereiste rechten hebben voor toegang tot de faciliteit.
     Opmerking: De faciliteit accepteert alleen uitnodigingen voor een terugkerende afspraak als er niet meer dan 5 instanties met conflicten zijn en niet meer dan een derde van het totale aantal afspraken conflicten heeft.
   • Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda: alle uitnodigingen worden weergegeven in de faciliteitagenda, ook als sommige ervan voor afspraken zijn die tegelijk plaatsvinden. Controleer van tevoren de beschikbaarheid van de faciliteit om te zorgen dat deze beschikbaar is wanneer u deze nodig heeft. Een doorgehaalde item in de agenda geeft aan dat de faciliteit al is geboekt. Als u deze instelling aanzet, kunnen gebruikers die niet de juiste rechten hebben, de faciliteiten misschien wel inplannen en gebruiken. Ze kunnen zich er nog altijd niet op abonneren of de details bekijken.

Gerelateerde onderwerpen

• Opties voor delen voor Google Agenda instellen
• Uw agenda met iemand delen