Siapkan Kalender agar pengguna dapat memesan fasilitas bersama, seperti ruang, proyektor, mobil perusahaan, atau sepeda. Untuk memudahkan karyawan menemukan dan memesan fasilitas yang dibutuhkan, praktik terbaiknya adalah menambahkan sebanyak mungkin detail. Pengguna akan melihat detail informasi seperti gedung dan lantai tempat ruang atau fasilitas berada, serta perlengkapan pentingnya seperti peralatan konferensi video.
Langkah 1: Tambahkan gedung
Mulai dengan membuat daftar semua gedung di perusahaan. Google Kalender menggunakan gedung sebagai dasar untuk semua fasilitas.
Catatan: Alamat gedung tidak digunakan untuk navigasi peta.
Menambahkan gedung di konsol Admin
Anda dapat membuat hingga 10.000 gedung untuk perusahaan atau di tiap domain.
Tambahkan kolom yang wajib diisi sekarang. Anda dapat kembali dan mengisi kolom opsional di lain waktu.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Direktori > Gedung dan fasilitas > Ringkasan.
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Di bagian bawah halaman, klik Kelola Gedung.
- Arahkan kursor ke dan klik Tambahkan
Tambahkan gedung baru.
- Masukkan informasi gedung.
Untuk menambahkan alamat:
- Klik Edit
Edit alamat.
-
Masukkan informasi alamat untuk setiap lokasi menggunakan format alamat pos resmi yang sesuai dengan wilayahnya. Panel peta Google di sebelah kanan akan menampilkan pin pada alamat. Alamat yang terkait dengan lokasi bisnis yang diketahui akan disimpan menggunakan bahasa lokal. Catatan: Alamat gedung tidak digunakan untuk navigasi peta.
- Jika perlu, tarik pin ke lokasi yang akurat atau benar. Sebaiknya letakkan pin di bagian tengah atap gedung. Kolom lintang dan bujur akan muncul.
- Klik Selesai.
- Klik Edit
- Klik Tambahkan Gedung.
Menambahkan banyak gedung sekaligus
Anda dapat membuat hingga 10.000 gedung untuk perusahaan atau di tiap domain.
Untuk menghemat waktu, upload semua atau beberapa gedung di domain Anda.
Mengupload spreadsheet
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
-
Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
-
Di bagian bawah halaman, klik Kelola gedung.
- Arahkan kursor ke Tambahkan
Upload massal gedung.
- Klik Lampirkan CSV, lalu ikuti langkah untuk melampirkan file CSV.
- Klik Upload.
Untuk melihat deskripsi dan kolom wajib diisi, buka Format untuk update massal di halaman ini.
Menggunakan API untuk update massal gedung
Langkah 2: Tambahkan audio, video, atau perlengkapan lain
Jika Anda ingin agar orang bisa melihat peralatan atau perlengkapan lain yang tersedia di ruangan atau fasilitas lain, tambahkan peralatan atau perlengkapan tersebut menggunakan konsol Admin. Misalnya, Anda mungkin ingin memberi tahu orang-orang mobil perusahaan mana yang memiliki sistem navigasi.
Catatan: Untuk menambahkan perlengkapan, gunakan konsol Admin atau API. Anda tidak dapat menambahkan perlengkapan dengan mengupload detail perlengkapan dengan file CSV.
Menambahkan perlengkapan satu per satu di konsol Admin
Anda dapat membuat hingga 100 perlengkapan untuk perusahaan atau di tiap domain.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Klik Kelola
Kelola perlengkapan fasilitas.
- Klik Tambahkan Perlengkapan.
- Masukkan nama perlengkapan dan pilih jenisnya:
- Lainnya: Bukan konferensi video atau telepon (misalnya, Dapat diakses pengguna kursi roda, atau Tamu eksternal)
- Konferensi video: Peralatan komunikasi video (misalnya, unit konferensi VC atau Cisco)
- Telepon: Peralatan komunikasi audio (misalnya, telepon)
- Klik Simpan.
Setelah menambahkan peralatan, Anda dapat menambahkannya ke fasilitas dengan mengklik fasilitasPerlengkapan. Pengguna dapat menelusuri dan menambahkan perlengkapan ke fasilitas yang dipilih.
Update massal API untuk perlengkapan Kalender
Anda dapat membuat hingga 100 perlengkapan untuk perusahaan atau di tiap domain.
Untuk mengetahui detailnya, buka resources.features dan Format untuk update massal.
Langkah 3: Tambahkan fasilitas
Selanjutnya, tambahkan apa pun yang dapat dipesan orang lain: ruang konferensi, mobil perusahaan, ruangan laktasi, atau apa saja yang disediakan perusahaan bagi pekerja. Jika membuat perlengkapan pada langkah 2, Anda dapat mengaitkannya dengan fasilitas saat menambahkan perlengkapan tersebut.
Catatan: Fasilitas biasanya tersedia dalam beberapa menit setelah ditambahkan. Namun, terkadang perlu waktu hingga 24 jam agar fasilitas menjadi tersedia di kalender setiap orang.
Menambahkan fasilitas satu per satu di konsol Admin
Anda dapat menambahkan hingga 10.000 fasilitas untuk perusahaan atau di tiap domain.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Arahkan kursor ke dan klik Tambahkan
- Masukkan informasi fasilitas. Pilih salah satu jenis berikut:
- Ruang konferensi: Fasilitas yang digunakan untuk rapat atau konferensi yang dapat memiliki ukuran sekecil bilik telepon.
- Lainnya: Fasilitas yang tidak digunakan untuk rapat. Misalnya, sepeda atau mobil perusahaan.
- Klik Tambahkan Fasilitas.
Untuk mengetahui detail tentang kolom, buka Format untuk update massal di halaman ini.
Mengupload banyak fasilitas melalui CSV
- Download CSV dari konsol Admin.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Klik Download
.
- Simpan file CSV.
-
- Impor informasi CSV ke dalam spreadsheet.
- Buka Google Spreadsheet kosong, lalu buka File
Impor.
- Buka file CSV yang didownload
- Di jendela Impor, buat pilihan
- Buka Google Spreadsheet kosong, lalu buka File
- Edit fasilitas di spreadsheet.
- Gunakan spreadsheet yang dibuat pada langkah sebelumnya di atas.
- Edit kolom sesuai kebutuhan.
Perbarui kolom sesuai dengan tabel di Format untuk update massal. Jangan ubah ID fasilitas. Jika Anda mengubahnya, sistem akan membuat fasilitas baru, bukan memperbarui fasilitas yang sudah ada.
- Setelah selesai diedit, simpan spreadsheet sebagai file CSV.
- Upload CSV setelah diedit.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Arahkan kursor ke Tambahkan
- Klik Lampirkan CSV, lalu ikuti dialog untuk melampirkan file CSV.
- Klik Upload.
-
Update massal API untuk fasilitas Kalender
Anda dapat menambahkan hingga 10.000 fasilitas untuk perusahaan atau di tiap domain.
Untuk mengetahui detailnya, lihat resources.calendars dan Format untuk update massal.
Langkah 4: Konfigurasikan unit organisasi
Fitur ini hanya tersedia untuk edisi Google Workspace Enterprise Plus dan Assured Controls.
Anda dapat menetapkan fasilitas ke unit organisasi tertentu sehingga data peristiwa di kalender fasilitas mewarisi kebijakan data unit organisasi tersebut, termasuk kebijakan region data-nya. Metadata fasilitas, seperti nama, deskripsi, atau bangunannya akan tetap mengikuti kebijakan data organisasi root. Pelajari lebih lanjut unit organisasi.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.
- Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
- Pilih fasilitas yang ingin Anda edit.
- Di pojok kanan atas, klik Edit, lalu pilih Edit unit organisasi.
- Pilih unit organisasi yang ingin ditetapkan ke resource ini, lalu klik Lanjutkan.
- Pada dialog konfirmasi, klik Ubah.
Catatan: Fitur ini memerlukan Hak istimewa admin untuk membaca unit organisasi.
Format untuk update massal
Tabel ini membantu Anda memperbarui fasilitas Kalender menggunakan API atau spreadsheet CSV.
Format untuk gedungGunakan format ini untuk gedung yang dibuat di Kalender.
| Nama properti | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Building Id* | ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tersebut. | SBY-PUSAT |
| Nama Gedung | Nama tampilan untuk gedung | Kantor Pusat Surabaya |
| Address* | Informasi alamat gedung. Untuk mengetahui detailnya, buka Format alamat gedung di halaman ini. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Lantai* | Harus dipisahkan dengan koma dan dicantumkan dengan urutan naik dari lantai bawah ke lantai atas. | Lobi, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Deskripsi | Deskripsi opsional gedung yang terlihat di konsol Admin sebagai referensi. | Gedung sisi timur |
| Coordinates |
Lintang dan bujur gedung |
40.730610, -73.935242 |
* Wajib diisi
Gunakan format ini untuk informasi alamat gedung. Masukkan informasi alamat untuk setiap lokasi menggunakan format alamat pos resmi yang sesuai dengan wilayahnya. Format alamat dapat sangat bervariasi bergantung pada wilayahnya.
Kolom di konsol Admin dan aplikasi lain yang digunakan untuk memasukkan data alamat bersifat tahan terhadap error. Anda dapat menyertakan hal-hal seperti kolom yang tertukar, menghapus kolom, atau bahkan menambahkan kolom lain, dan prosesnya tidak akan gagal. Kalender akan memberi tahu Anda tentang masalah apa pun serta cara memperbaikinya.
| Nama properti | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Address lines 1-5* |
Nama jalan dan nomor atau deskripsi lokasi.
|
Jl. Pulogadung no. 200 |
| Sublokalitas |
Kawasan, distrik, townland, kampung, dan sebagainya. Lebih kecil daripada kota atau lokalitas. (boleh dikosongkan, hanya untuk beberapa negara) |
Kawasan Industri Pulogadung |
| Lokalitas | Kota, bisa juga disebut distrik dan suburb bergantung pada negaranya. | San Francisco |
| Wilayah Administrasi | Negara bagian, provinsi, pulau, daerah, bergantung pada negaranya. | DKI Jakarta |
| Kode pos |
Kadang disebut kode ZIP, Pincode, atau Eircode. |
94105 |
| Country or region* |
Nama lengkap atau kode 2 huruf untuk negara atau wilayah.
|
AS |
* Wajib diisi
Gunakan format ini untuk informasi fasilitas dan perlengkapan.
| Nama properti | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Resource Id* |
ID ruang unik yang dibuat Google untuk Anda saat membuat fasilitas. ID ruang hanya diperlukan saat memperbarui fasilitas. Saat membuat fasilitas baru, Anda dapat mengosongkan kolom ini untuk membuat ID secara otomatis. (jangan edit atau hapus untuk fasilitas yang ada) |
28AF38E |
| Resource Name* |
Nama singkat ruang. (batas karakter maksimum yang disarankan 45) |
Ruang Lebah |
| Building Id* | ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tempat fasilitas berada. | SBY-PUSAT |
| Resource Category* |
Ruang konferensi: Fasilitas yang digunakan untuk rapat atau konferensi yang dapat memiliki ukuran sekecil bilik telepon. Lainnya: Fasilitas yang tidak digunakan untuk rapat. Misalnya, sepeda atau mobil perusahaan. Kategori tidak dikenal: Fasilitas yang tidak sesuai dengan format struktur (untuk fasilitas baru, gunakan Ruang konferensi dan Lainnya) |
CONFERENCE_ROOM |
| Jenis Fasilitas | Kolom yang ada. Saat Kategori fasilitas disetel ke Lainnya, kolom ini ditambahkan sebagai awalan pada nama yang dibuat secara otomatis dan membantu membedakan antara fasilitas ruangan dan bukan ruangan. Opsi ini juga membantu mengategorikan jenis fasilitas. Misalnya: Sepeda, Kendaraan, Ruangan Laktasi, atau Mikroskop. | Sepeda |
| Floor Name* |
Nama lantai harus sesuai dengan salah satu lantai yang ditetapkan di dalam gedung. (batas karakter maksimum yang disarankan 15) |
10 |
| Capacity* | Jumlah orang yang direkomendasikan untuk ruang tersebut. Harus berupa bilangan bulat positif. | 4 |
| Floor Section |
Menunjukkan di bagian lantai mana ruang tersebut berada. (batas karakter maksimum yang disarankan 15) |
A |
| User Visible Description | Deskripsi bebas untuk ruang yang dapat dilihat pengguna di detail ruang. Catatan: Deskripsi ini hanya ditampilkan saat memesan fasilitas. Setelah memilih fasilitas atau menyimpan acara, deskripsi ini tidak akan ditampilkan lagi. | Ekstensi telepon #4119 |
| Deskripsi | Deskripsi opsional ruangan atau fasilitas yang dapat dilihat di konsol Admin sebagai referensi. |
Setiap anggota [email protected] berhak untuk memesan ruang Gedung sisi timur |
| #Feature |
Perlengkapan adalah atribut atau peralatan di ruangan atau fasilitas, misalnya:
|
TRUE |
| Nama yang dibuat secara otomatis |
Hanya baca. Nama dibuat saat kategori fasilitas disetel ke Ruang_konferensi atau Lainnya. Nama yang dibuat secara otomatis menggunakan format ini: Nama Gedung-Lantai Nama-Bagian Lantai-Nama Fasilitas (kapasitas) [Perlengkapan] |
Kantor Pusat San Francisco-10-A-Ruang Lebah (4) [VC] |
* Diperlukan untuk fasilitas dan perlengkapan terstruktur
